Comprar es, en el fondo, apostar por cuánto se va a vender. Si la apuesta se queda corta, aparecen roturas de stock y ventas perdidas; si se pasa, el almacén se llena de producto inmovilizado y, en alimentación, de mermas. Una buena previsión de la demanda no elimina la incertidumbre, pero reduce mucho los errores en ambos sentidos.
Con qué datos se prevé
- Histórico de ventas por artículo, cliente o tienda, con el mayor detalle posible.
- Estacionalidad: productos que se venden más en verano, en Navidad o en Semana Santa.
- Promociones y precios: una oferta dispara la venta y suele bajarla las semanas siguientes.
- Calendario: festivos, puentes, eventos locales y en qué día caen.
- Cambios en el catálogo y en la cartera de clientes: artículos nuevos, descatalogados o sustitutos.
Un detalle importante: la venta registrada no siempre es la demanda real. Si un artículo estuvo agotado varios días, el histórico infravalora lo que se habría vendido.
Del pronóstico al pedido
Una previsión por sí sola no basta: hay que traducirla en pedidos teniendo en cuenta:
- El plazo de entrega de cada proveedor.
- El stock de seguridad, que cubre la incertidumbre de la demanda y del suministro y debe ajustarse al nivel de servicio que se quiere dar a cada artículo.
- Las condiciones de compra: mínimos, múltiplos de caja o palé y descuentos por volumen.
- La vida útil del producto, que limita cuánto se puede comprar de una vez.
Medir el error de previsión
Lo que no se mide no mejora. Comparar cada mes lo previsto con lo vendido permite detectar los artículos que se prevén mal y entender por qué: una promoción que no se tuvo en cuenta, un cliente que cambió de proveedor, una estacionalidad mal ajustada. También ayuda a fijar mejor el stock de seguridad.
Errores frecuentes
- Tratar todos los artículos igual, en lugar de dedicar más atención a los que más pesan.
- Repetir el pedido de la semana anterior sin mirar la tendencia.
- Olvidar comunicar a compras las promociones que prepara el área comercial.
- Corregir a mano las propuestas del sistema sin registrar por qué.
Herramientas especializadas
Para empresas con muchas referencias, el cálculo manual se queda corto. Por eso en Asersa integramos nuestro ERP Quivir con Slim4 de Slimstock, especialistas en previsión de la demanda y optimización de inventarios. Un ejemplo es el caso de Grupo Alipensa. Si quieres mejorar tus compras el próximo año, hablamos.
