Muchas empresas de distribución siguen haciendo un único recuento anual: se para la actividad, se cuenta todo el almacén en uno o dos días y se ajusta el stock. El problema es que durante el resto del año las diferencias se acumulan sin que nadie las vea, y el recuento masivo, hecho con prisas, también tiene errores. El inventario cíclico es la alternativa: contar cada día una pequeña parte del almacén, de forma que todo el stock se revise varias veces al año sin detener la operativa.
Ventajas del inventario cíclico
- No hay que cerrar el almacén ni pagar horas extra para el recuento.
- Las diferencias se detectan pronto, cuando todavía es posible averiguar su causa.
- Stock más fiable todo el año, lo que mejora los pedidos y reduce roturas.
- Recuentos más precisos, porque se cuentan pocas ubicaciones cada vez y con calma.
Cómo organizarlo: la clasificación ABC
No todos los artículos merecen la misma atención. La clasificación ABC ordena las referencias según su importancia (por valor de consumo o por número de movimientos):
- Artículos A: pocas referencias que concentran la mayor parte del valor o la actividad. Se cuentan con más frecuencia, por ejemplo cada mes.
- Artículos B: importancia intermedia. Se cuentan cada trimestre.
- Artículos C: muchas referencias de poco peso. Basta con contarlas una o dos veces al año.
Con esa frecuencia y el número de referencias, se calcula cuántas ubicaciones hay que contar al día y se reparten en el calendario.
Otros criterios para elegir qué contar
- Ubicaciones que se quedan a cero: es el momento más fácil para comprobar que realmente están vacías.
- Artículos con incidencias: errores de preparación, reclamaciones o diferencias anteriores.
- Productos con caducidad o de alto valor, en los que una diferencia cuesta más.
Buenas prácticas
- Contar a ciegas: el operario no debe ver el stock teórico, para no condicionar el recuento.
- Elegir el momento: contar cuando no haya movimientos pendientes en esa ubicación, por ejemplo a primera hora.
- Recontar antes de ajustar las diferencias significativas.
- Investigar la causa de cada diferencia: errores de recepción, de ubicación, de preparación o mermas no registradas.
- Medir la exactitud del inventario mes a mes para saber si se mejora.
Un SGA lo hace casi automático
Con un sistema de gestión de almacén, el inventario cíclico se integra en el día a día: el sistema genera las tareas de recuento, las envía al terminal del operario, compara con el stock teórico y propone los ajustes. Así funciona Archie, nuestro SGA. Si quieres dejar atrás el inventario anual, te contamos cómo.
