La rapidez y precisión con la que ha de trabajar una empresa de distribución es primordial, dado el constante movimiento que se produce en sus instalaciones, los altos volúmenes de compras y ventas ante los que se encuentra y las enormes cifras que podrían perder ante una parada de su actividad. Por ello, son fundamentales aquellas herramientas que le hagan posible automatizar el trabajo, permitiéndole realizar casi de forma instantánea tareas que de forma manual, le llevaría horas y conllevaría un mayor número de errores.
Podríamos definir como PLANTILLA DE COMPRAS al documento comercial en el cual se incluyen todas aquellas condiciones que la empresa negocia con los proveedores que le suministran la mercancía. Cuanto más complicadas sean las negociaciones, más importante se hace contar con una herramienta que permita ayudar a controlar y automatizar, que se están aplicando las condiciones fielmente.
Se trata de poder plasmar en el sistema hasta el más mínimo detalle de dichas negociaciones, por complicadas que sean. En el sistema Quivir podrá:
– Reflejar cualquier tipo de condición económica:
Desde una condición que afecta a cada uno de los artículos (porcentaje, descuento en importe, m x n, en mercancía…)
Hasta condiciones en pie factura, liquidaciones periódicas, abonos aparte y atípicos, como podrían ser descuentos pronto pago, rápeles en factura, descuentos comerciales, rápeles periódicos, escalados, publicidad, descuento pago centralizado de cadena, bonificaciones, cabecera, campañas, camión completo, promociones por fidelidad a la marca, por exposición preferente, descuento logístico, portes, merchandising, posicionamiento…
– Indicar, si las condiciones anteriores afectan a una sola referencia, a varias o a todas, a un almacén en concreto o a un grupo de ellos.
– Decidir que condiciones se aplicarán todo el año (rappel trimestral), cuales sólo en un determinado periodo de tiempo (promoción cadena), y cuales deberá seleccionarlas en momentos puntuales (bonificación por camión completo).
– Definir el orden de aplicación de las condiciones, determinar si son o no menor compra, ….
En definitiva, podrá plasmar cualquier tipo de negociación en el sistema Quivir, y obtendrá por ello beneficios tangibles. Le proporcionará control sobre la actividad de reaprovisionamiento de su empresa, y podrá conocer en cualquier fase de la negociación si las condiciones ofertadas son o no más ventajosas.
BENEFICIOS ADMINISTRATIVOS CON LA PLANTILLA DE COMPRAS
Desde el mismo instante en que son plasmadas las negociaciones en el sistema, dentro de las Plantillas de compra, la gestión de sus compras se vuelve más eficaz y eficiente. Cualquier nivel jerárquico de su empresa, desde el gestor, el jefe del departamento comercial, responsable de compras, hasta el administrativo, obtendrá beneficios administrativos tangibles.
Los beneficios tangibles, los encontrará en todo el proceso de compra:
- La grabación de los pedidos a los proveedores se vuelve ágil, al rescatarse automáticamente las condiciones económicas de plantilla. Sólo tendría que añadir las condiciones puntuales en caso de que las hubiera, con la ventaja adicional de poder comparar en el instante, si estas son más ventajosas que las pactadas en su correspondiente plantilla.
- Si lleva un control de consumo por albaranes, podrá saber el consumo y generar cargo conseguido desde el momento en que se produce la entrada de
mercancía.
- En el preciso momento en que se reciben las facturas enviadas por el proveedor, el sistema se encargará de comprobar que la información incluida (tarifas de compra, descuentos línea, descuentos en pie factura…) se corresponde con lo pactado, y en el caso de detectar diferencias, las mostrará.
- Tras conformar la factura y darle el visto bueno, el sistema generará la información contable pertinente y las previsiones de pago que correspondan, calculando a su vez la fecha o fechas de vencimiento en función de la forma de pago asociada. En el caso de facturas de abono, tendrá la posibilidad de que el sistema los descuente automáticamente de las previsiones de pago pendientes.
- Además, el incluir la información en plantillas le proporcionará una Agenda de facturación, para controlar los conceptos facturables negociados fuera de la factura ordinaria: publicidad, rápeles trimestrales, escalados, bonificaciones,… Será el propio sistema el que las mantenga automáticamente desde el mismo momento en que le da el visto bueno a la plantilla y se confirma un pedido al proveedor.
Por medio de esta agenda, el gestor de las compras:
– Controlará la puntualidad de la facturación de los proveedores.
– Sabrá en todo momento el estado en el que se encuentran las condiciones negociadas con cada proveedor: si se ha recibido ya la factura de abono, si se le ha generado un cargo, si está pendiente de ser liquidada, si se encuentra retenida, si ha sido renegociada o recalculada…
– Podrá conocer de manera anticipada, que condiciones están a punto de ser liquidadas, a través de la fecha de factura prevista, asignada automáticamente por las plantillas a cada condición económica.
– Tendrá un mayor control del cash flow de su empresa, al poder conocer de manera anticipada lo que le debe cada proveedor.
– Contará con información privilegiada al conocer en cualquier momento el volumen de compra que lleva alcanzado. A la hora de planificar futuras compras, podría estimar qué escalón podría alcanzar y por tanto que
beneficio económico podría obtener. El sistema acumulará tanto importes, como unidades, kilos, … en función de la unidad de medida negociada.
– Podrá consultar los documentos (albaranes / facturas) afectados por una determinada condición, sin tener que ir al archivador a buscarlos, evitando la manipulación de documentos y la posible pérdida de los mismos. Así, si usted ha definido en la plantilla de un proveedor un rappel trimestral, encontrará en esta agenda, cuatro casilleros, una por cada trimestre, y dentro de cada uno podrá consultar qué documentos de compra se han visto afectados por dicho rappel.
– Podrá recalcular cualquier condición, y si esta se encuentra ya facturada, el sistema le permitirá refacturar, generando un abono sobre la condición ya facturada y el nuevo cargo.
COSTEO DE PRODUCTOS
A través de la plantilla podrá aplicar o decidir en qué cuantía afectan al costo, cada una de las condiciones negociadas. Por tanto, Quivir le da la posibilidad de gestionar el costo de un artículo a
distintos niveles, así podrá optar:
a) Por trabajar con un único costo por artículo al cual imputarle las condiciones económicas
b) O bien, trabajar con varios niveles dentro del costo de un artículo, para diferenciar:
– el costo fiscal de un artículo
– la parte del costo que va en factura
– la parte que va a ser base de cálculo de los precios de venta del artículo
– incluso cual podría ser el costo más bajo
Esta última opción dará gran juego a su empresa, al poder trabajar con el costo desde diferentes puntos de vista. Otro aspecto que cabe destacar es el hecho de poder generar precios de venta a partir del costo de plantilla, sin necesidad de esperar a que se produzca la entrada de la mercancía.
OPTIMIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS
Para poder competir en el ambiente de los negocios de hoy, las empresas requieren contar con información sobre los costos y la rentabilidad total del negocio que les permita tomar decisiones estratégicas y operativas de forma acertada; este tipo de información sirve de base a la alta dirección y a la gerencia de una empresa para buscar maximizar el rendimiento del negocio. Los gestores se enfrentan continuamente con decisiones sobre el precio de venta, costo de producción, costos comerciales, decidir cómo adquirir y utilizar los recursos económicos a la luz de algún objetivo y, a no ser que puedan hacer predicciones exactas acerca de los niveles de costos e ingresos, sus decisiones pueden producir resultados indeseables o, incluso, desastrosos.
El sistema Quivir cuenta con una Herramienta que permitirá al responsable detectar si está llevando una optima gestión de las compras. El juego que ofrece la posibilidad de desglosar el coste de un artículo a distintos
niveles desde la plantilla de compra, y el control sobre las compras que ofrece el sistema sobre todo el proceso de reaprovisionamiento, permite detectar si la gestión se está realizando eficazmente.
Con esta herramienta:
– Podrá analizar de forma global los beneficios de la compra y podrá analizar el correcto uso del costeo de los artículos.
– El gestor podrá alcanzar con mayor precisión el objetivo comercial que se proponga
– Podrá ajustar el margen comercial con mayor precisión, algo que se hace aún más interesante en aquellos sectores de actividad en los que dicho margen es reducido.
– Conocerá a simple vista, para cada proveedor:
Las Compras acumuladas hasta el momento, detallando el importe al que ascienden sus facturas recibidas, el importe de sus albaranes aún pendientes de facturar, las diferencias facturadas encontradas en las
facturas recibidas…
El consumo alcanzado teniendo en cuenta las condiciones económicas que son menor compra.
Los importes acumulados hasta el momento en concepto de condiciones económicas fuera de la factura ordinaria, que están pendientes de recibir factura o de ser facturados por la propia empresa.
El volumen de ventas alcanzado con los productos comprados.
La valoración de las compras, de las ventas y de los stocks a los diferentes niveles de costo, valoración que le permitirá detectar desviaciones.
La herramienta le ofrecerá un resultado de compras, el cual le mostrará una evaluación sobre la gestión realizada. En definitiva, con todo esto podrá conocer si está comprando “bien”.
El gestor podrá analizar propuestas de sus proveedores como, por ejemplo, que ofrezca cambiar una Publicidad de 1000 euros fijos, por un 2% de descuento aplicado a posteriori, si se alcanza determinada cantidad de compra. Si cuenta con esta herramienta podrá analizar los históricos de compra de años anteriores, analizar los volúmenes de compra alcanzados, y si la cifra propuesta es o no fácilmente alcanzable.
MÁS BENEFICIOS CON LA PLANTILLA DE COMPRAS
Vista la definición de plantilla de compras, los beneficios administrativos, la posibilidad de desglose de costes, y demás información comercial, el sistema Quivir además le permitirá:
– Conocer si las condiciones especiales son o no más ventajosas que las generales, a simple vista
– Hacer estimaciones
– Controlar la información comercial sin tener que manipular gran cantidad de documentos, evitando la posible pérdida de datos.
– Obtener gran diversidad de informes de rentabilidad, consumo por meses, por proveedor…
Toda la información relacionada con la actividad de reaprovisionamiento de una empresa se encuentra guardada en históricos (de tarifas de compra, de pedidos, de condiciones negociadas…) dentro del sistema por lo que siempre podrá consultar cualquier dato pasado o actual, y comparar situaciones incluso de un año para otro.
Otros aspectos interesantes, también incluidos en la gestión de plantillas son:
Gestión del Punto verde, Gestión de impuestos especiales, gestión de costos futuros, Promociones de cadena …
Asersa, Soluciones Informáticas
Plantilla de compras
