El Cash & Carry (pagar y llevar) es definido como una fórmula comercial evolucionada de la venta mayorista tradicional, con la particularidad de dirigirse única y exclusivamente a profesionales (detallistas independientes y hosteleros) y operar en régimen de libreservicio, mediante el sistema de venta al contado.
Para la gestión de esta forma de venta, es fundamental contar con un sistema de información RÁPIDO Y EXHAUSTIVO EN EL CONTROL DE LOS COBROS, dada la naturaleza de este sistema de venta.
Es aquí donde entra el módulo de Venta Cash de Quivir, módulo que le permitirá realizar las ventas y los cobros de su almacén cash, de forma ágil y eficaz.
FUNCIONALIDADES PRINCIPALES
Gestión general
El módulo de Venta Cash de Quivir gestiona:
Diferentes tipos de funcionamiento, al poder definir diferentes áreas de venta:
- -Cobro por calle de venta: se define una caja de cobro en cada calle de venta, de forma que cada caja gestiona tanto la venta como el cobro de la misma.
- -Cobro general: se definen varias calles de venta y tantas cajas de cobro como deseemos. La gestión de la venta y del cobro es independiente, por tanto, cada caja sólo podrá cobrar o vender, según su definición.
- -Cobro dinámico: combina las dos opciones anteriores, de forma que podrá trabajar con cajas exclusivamente de venta, cajas exclusivamente de cobro y con cajas que serán de venta y cobro simultáneamente.
Según el funcionamiento de cada área, cada caja se hará responsable de su pendiente de cobro o podrá centralizar dicho control en una o en varias cajas centrales.
Diferentes posibilidades de tipos de clientes: desde los clientes registrados en los ficheros maestros, hasta clientes provisionales (aún no registrados, a los que se le puede vender) y el cliente vario.
Diversos tipos de documentos: podrá elegir en el momento de la venta, desde emitir la clásica Factura o Ticket de cash, hasta grabar una pro forma para organismos oficiales, o un albarán e incluso un pedido para los casos excepcionales en que se requiera preparación y transporte de la mercancía. En estos dos últimos casos conectará directamente con el módulo de Venta Reparto desde donde se llevará a cabo su gestión posterior.
El formato de impresión de cada documento es personalizado y se podrá determinar en qué momento del proceso desea que se realice la impresión (opciones de configuración).
Devoluciones: posibilidad de emitir abonos, con el consiguiente control de devoluciones al contar con ficheros históricos por cliente, por artículo, por fecha, etc. Posibilidad de abonar una venta completa. Gestión particular de devoluciones de temporada. Usuarios autorizados o bajo firma electrónica.
Diferentes tipos de artículos: desde los productos y servicios propios de su catálogo, hasta artículos especiales (con medidas variables, artículos de peso, artículos promocionales, artículo estándar, artículos alternativos, lotes oferta, artículos con desglose de IVA…).
Facturas a cliente vario solicitando sus datos fiscales incluso desde un ticket ya emitido.
Etcétera.
Gestión de las Ventas
Esta aplicación le permite gran agilidad y dinamismo en la VENTA, que repercute en la imagen de la empresa de cara a los clientes, por la facilidad de manejo de los procesos (vender y cobrar). Así por ejemplo, al grabar una venta:
El sistema rescatará automáticamente:
- – Los datos fiscales y comerciales del cliente de mayor del que se trate (tarifa de precios, régimen de IVA, tipo de documento, tipo de pago,….) simplemente introduciendo su cuenta, código o CIF, o mediante lectura de sus tarjetas de cash personalizadas o incluso búsqueda alfabética.
- – Los datos relacionados con cada artículo (formato por omisión del artículo para cash, descripciones adicionales, precio de venta en vigor para la tarifa seleccionada, ofertas relacionadas con el artículo, descuentos en precio, cantidad, …), introduciendo cualquiera de los códigos que le identifiquen (código rápido, interno, PLU, Intrastat…) o mediante lectura de su EAN
Si surge algún imprevisto en la grabación de una venta, el cajero podrá optar por suspenderla para continuar con otra evitando colas innecesarias, y cuando así lo desee podrá recuperar dicha venta suspendida con toda su información. Si por alguna circunstancia intenta pasar por otra caja, la aplicación dará el aviso de venta suspendida.
El cajero tendrá la posibilidad de copiar la información de otro documento, con el consiguiente comprobación de las condiciones generales que se deben aplicar…
Todo esto evitará teclear información ya registrada en la base de datos, con el consiguiente ahorro de tiempo para el usuario grabador, llegando incluso a reducir su tarea al simple disparo con escáner a la tarjeta del cliente y al EAN de los artículos que pasan por caja.
Gestión de los Cobros
El módulo en cuestión permite una rápida gestión de los COBROS al recuperar la información de los documentos ya grabados desde la gestión de la venta. En esta gestión, encontrará múltiples posibilidades:
Se solicitará importe de cambio inicial cada vez que un cajero comience a trabajar.
Un cajero podrá seleccionar desde un documento a todos los que el cliente desee pagar en un momento determinado permitiéndose, por tanto, realizar liquidaciones múltiples. A la hora de seleccionar un documento o varios de un mismo cliente para realizar el cobro de los mismos, el sistema informará al cajero si el cliente tuviera algo más pendiente, así:
- -Si tuviera algún otro documento en proceso, el sistema mostrará un aviso
- -Si tuviera algún documento más impagado, mostrará su relación por si desea pagarlos
- -Si tuviera algún vale generado, su importe se sumará al importe a pagar del documento o documentos seleccionados, de manera automática.
En cualquier caso, contará con la posibilidad de deshacer una liquidación mientras no se haya cerrado la caja de cobro (usuario autorizado)
Un cliente contará con diversas formas de pago y podrá utilizar una combinación de ellas: efectivo (control de solo efectivo), tarjeta, vales proveedor, cheques y pagarés, algunas de los cuales podrían estar restringidas en su ficha de cliente.
Se podrá generar un vale, a aquellos clientes que así se les permita, para registrar el total de la deuda que dejen pendiente de cobro, e incluso generarlo con importe negativo cuando dejen dinero a cuenta (por ejemplo, entrega un talón con importe superior al de la venta). Y podría trabajar con entregas a cuenta conectando directamente con el módulo de Tesorería.
Si un cliente entrega en el cobro, cheques o pagarés, el cajero podrá optar por dejar el registro de dichos documentos para un momento posterior, para agilizar el trabajo de caja.
El cajero autorizado podrá marcar una venta como cobro fallido (caso del cliente vario) la cual seguirá su gestión particular.
Gestión particular de documentos de cobros devueltos (cheques y pagarés)
El usuario autorizado podrá cambiar el código de cliente cuando al realizar el cobro detecte que no es el correcto, con el consiguiente recálculo de los datos de la venta aplicando las condiciones que le correspondan al nuevo cliente (tarifa, forma de pago,…).
Se tendrá acceso directo desde la gestión de cobros de una caja a:
- -Las facturas del día o a todas las que se encuentran pendientes de cobro, con posibilidad de incluir el vale generado de cada cliente
- -Las liquidaciones realizadas en la caja en la que se encuentre
- -Las liquidaciones pendientes de desglosar (ventas en las que se ha entregado cheques o pagarés y el cajero dejó pendiente de registrar para agilizar la venta).
- -Los cobros devueltos de un cliente (cheques pagares)
- -La gestión de la caja de tesorería.
Cierre de caja por cambio de usuario, o al finalizar el día para un mayor control de cada caja. No se permitirá el cierre de la misma mientras existan documentos pendientes de grabar (cheques / pagarés).
Relacionado con el control de caja, contará con gran cantidad de listados que podrá obtener en cualquier momento y contendrán información en tiempo real. Estos son:
- Cuadre de caja
- Listado de facturas o vales pendientes
- Vales Cobrados y vales generados
- Cheques, pagarés, entregados
- Operaciones con tarjetas
- Liquidaciones
- Ventas con Facturas, con Tickets, pendientes, con fecha de Precios, Ventas no cerradas / suspendidas
- Cobros / Pagos varios
- Abonos
- Precios Manuales, Líneas suprimidas, Errores de Peso, Líneas que dejan Stock negativo, Líneas con cantidades decimales
- Cobros de Documentos devueltos
Y otras, más particulares: envío de mensajes de las sucursales a la central sobre cobros atrasados en cash, Gestión paralela de los partes de caja con contabilidad y libros de IVA.
Otras gestiones
Además de lo comentado hasta ahora, este módulo contará con gestiones específicas como:
Gestión tarjetas del cash: control del número de tarjetas provisionales emitidas,…. Posibilidad de desactivar / activar tarjetas.
Gestión de operaciones con tarjetas de crédito (conformidad automática, comisiones…).
Gestión de tarjetas de fidelización de clientes, con el consiguiente control de puntos.
Gestión de premios a clientes por compras realizadas, vales obsequio,…
Gestión de cobros de envases en facturas, cobros de % de distribución,…
Otras características
1 Integración
Este módulo está plenamente integrado con otros módulos de Quivir, y además existe la posibilidad de integrarlo con otras aplicaciones externas. Entre ellos destacar:
Contabilidad, ya que tras realizar el control de caja, se generará de manera automática el asiento configurado que corresponda, de la venta y del cobro. (la configuración de estos asientos es flexible dando opción a asignar si lo desea, una cuenta para cada caja, una cuenta para cada tipo de pago, una cuenta para cada tipo de IVA, …)
IVA: registro en los libros de IVA con los datos que correspondan de cada venta.
Cartera de cobros: desde donde podrá gestionar los documentos pendientes de cobro, generar remesas bancarias,…
Venta reparto: para contemplar los casos en que lo solicitado por el cliente requiera preparación y reparto.
Tesorería: si desea que la caja de cobro del cash gestione la caja de la empresa.
Conexflow (de IECI): solución de medios de pago externa, plenamente integrable con Quivir. Aportará un ahorro de costes (comunicación, gestión, tiempo,…) y eliminación de errores. Mediante esta solución es posible cobrar con tarjeta de crédito/débito on-line.
2 Información
El módulo de Venta Cash de Quivir cuenta con gran cantidad de información. Esta la encontrará organizada en diferentes ficheros maestros (clientes, áreas de venta, usuarios cobradores, tarjetas cash, tarjetas de crédito…) necesarios para llevar la gestión de cualquier almacén cash y de diversos ficheros históricos. A la hora de gestionar las ventas y los cobros, tendrá acceso rápido a la información relevante y necesaria en cada uno de los procesos. En cualquier caso, también es importante decir que será configurable el controlar el acceso a parte o toda esta información. Este módulo se caracteriza por la rapidez en la obtención y procesamiento de los datos, siendo la información un recurso fundamental para cualquier empresa.
Contará con Históricos de venta por cliente, por documento y por fecha de venta, desde donde podrá obtener:
- -Información puntual de cada uno de los documentos: tipo y número de documento emitido, código y nombre del cliente, estado de la venta, fecha, terminal donde se emitió, desde que área, calle y caja, tiempo transcurrido entre la venta y cobro, hora de inicio y fin de la venta, usuario vendedor, tarifa aplicada, artículos vendidos, condiciones de venta (precio, formato, descuentos, márgenes…). Tendrá la posibilidad de reimprimir los documentos que desee cuando así lo estime necesario. Gracias a la asignación de estados a los documentos podrá saber en que situación se encuentran, así, una venta podría estar en curso, cobrándose, actualizada, facturada, suprimida (no borrada), calculando totales o contabilizada.
- -Información puntual de cada caja: estado (abierta/ cerrada), desde que hora hasta que hora han estado abiertas, que cajeros han estado en ella, cuantos vales se han entregado, cuantos documentos se han dejado pendientes de cobro, que liquidaciones se han realizado, que ventas han resultado fallidas,…
- -Información más específica, como el poder localizar el documento al cual pertenece un cheque o un pagaré entregado en la venta, y que se dejó pendiente de registrar…facilitando y agilizando la tarea de búsqueda a los cajeros.
Teniendo en cuenta la información almacenada en este módulo, se podrán generar todas las estadísticas personalizadas que se desee.
Podrá obtener informes de diversa índole, tales como:
- -Informes de ventas, por documentos, artículos, familias de venta, proveedores…, que podrá obtener en resumen o en detalle, cuya información podrá acotar por almacén, fecha, rango de clientes, proveedores, familias, artículos, tipo de venta…
- -Informes de Rentabilidad (por Clientes, por Secciones, Familias, Artículos, Documento…)
- -Informes más específicos mediante los cuales podrá conocer qué artículos son los más vendidos, qué clientes compran más, qué artículos se venden en cada cash y qué volumen de venta se obtiene en cada uno…
Etcétera
3 Control
Entre los diversos controles que permite llevar a cabo la aplicación, destacar:
Control de estaciones de trabajo destinadas a la venta y al cobro, y de usuarios autorizados a cobrar.
Solicitud de usuario y contraseña, para acceder al sistema, por cambio de usuario o por bloqueo temporal del terminal.
Control de acceso al cash por medio de tarjetas de identificación para los clientes, o mantenimiento de CIF autorizados, estado asignado a clientes o clave de no vender (posibilidad de bloquear este canal de venta a los clientes que desee).
Control de modificación de datos relevantes: tarifa de venta, fecha para precios, descuentos, precios manuales, código de cliente, control de supresión de documentos o de líneas de detalle (artículos), control de abonos… Usuarios autorizados o autorizaciones por firma electrónica.
Control clientes de solo efectivo.
Control de ciertas tareas de la caja: suspender una venta, abonar, marcar cobro fallido,…
Control de acceso a la información.
Control de documentos como: vales, ticket y albaranes. Control de documentos pendientes de cobro a través de la emisión de vales.
Control de devoluciones. Usuarios autorizados. Devoluciones de temporada. Control de artículos a abonar al contar con ficheros de históricos.
Control de stock en el proceso de venta. Controla y gestiona el stock de la tienda y el de la trastienda en tiempo real (stock actual, pendiente de servir, pendiente de recibir, stock reservado, stock de picking…), con lo que facilitará un reaprovisionamiento eficaz. Posibilidad de decidir si se actualizan los stocks en línea o al confirmar la venta. El sistema avisará si el artículo no está disponible.
Control de carros, manual o automática.
Trazabilidad.
Control de caducidad.
Control de periodo de garantía.
Otros controles: formato mínimo de venta, precio mínimo de venta por línea, importe máximo por operación con ticket, porcentaje mínimo de beneficios por venta.
ASERSA
Módulo de Venta Cash
