El Módulo de Venta Tradicional o Reparto contempla todos los puntos necesarios para realizar cualquier proceso de ventas con reparto o no, según se decida, en cualquier empresa de distribución. Así pues, le permitirá gestionar cualquier tipo de venta que pueda darse en su almacén o almacenes de distribución.
Este módulo es flexible, y puede ser adaptado al proceso particular de cada empresa y a cada una de las posibles situaciones que pueden darse en cualquier venta. En otras palabras, podrá contemplar múltiples situaciones que pueden darse en cualquier relación cliente-empresa. Entre otras, podría reflejar que un cliente:
Realice un pedido (por teléfono, fax…) y que requiera:
o Servicio total (posibilidad de realizar varias entregas según la disponibilidad).
o Preparación.
o Reparto.
o Albarán, al tener facturación periódica.
Se presente en las instalaciones de su empresa, y que:
o Solicite sobre la marcha mercancía disponible.
o No requiera una gestión de preparación.
o No requiera transporte de la empresa, sino que utilice sus medios.
o Solicite albarán o factura directa.
Solicite mercancía que está disponible en parte, en el almacén al que se está dirigiendo y parte en otro u otros almacenes diferentes de la empresa, por tanto, requiera:
o Preparación de la mercancía correspondiente en los almacenes implicados.
o Reparto ya sea desde cada uno de los almacenes implicados a la dirección indicada por el cliente, o bien, traspaso entre almacenes y reparto desde un único almacén.
o Albarán por cada entrega, y factura cuando se complete el pedido.
Solicite un simple presupuesto, que pueda desembocar en cualquier tipo de venta.
Solicite que sea gestionada una devolución de mercancía, que no requiera transporte por parte de la empresa, o incluso un abono en importe que no afecte al stock.
Solicite a la empresa que gestione la recogida de cierta mercancía de una dirección concreta, que desea devolver y está averiada.
Etcétera.
Estas situaciones y muchas más, pueden ser gestionadas y reflejadas fielmente en Quivir, información útil para el responsable de ventas de la empresa. En cualquier caso, su empresa podrá decidir en todo momento, la gestión de las ventas que desee llevar. Así podría ser:
A) Una gestión ágil y rápida, que podría consistir en:
Grabar un pedido y, tras su confirmación, generar directamente la documentación de salida reflejando sólo las cantidades entregadas.
Grabar directamente el albarán con las cantidades entregadas y obtener la factura de la mercancía vendida.
Grabar devoluciones sin necesidad de gestionar el transporte.
Etcétera.
B) Una gestión detallada y fiel a la realidad, como podría ser grabar desde el simple presupuesto que pudiera solicitar cualquier cliente, hasta grabar, a parte del pedido con las cantidades originalmente solicitadas, todo el detalle de su preparación (si se han realizado varias entregas o no requería servicio total, si se han gestionado varias ordenes de preparación o sólo una, las faltas, rechazos, cambios… producidos en la preparación), e incluso si necesitara transporte por parte de la empresa, podría gestionar la mercancía preparada, desde que esta es depositada en el despacho del almacén que corresponda y es transportada a las rutas definidas, hasta que el camión regresa a la empresa, reflejando la situación real de la venta (venta entregada, cobrada, rechazada, no realizada…).
Así podrá conocer la demanda real de sus productos al gestionar los pedidos, y todo el detalle de la preparación, del transporte, las cantidades realmente vendidas…, y, por tanto, el responsable de la empresa contará con información muy útil para realizar estimaciones, comprobar si están realizando un reaprovisionamiento eficaz…
Para acabar con este punto introductorio, indicar que antes de comenzar con toda esta gestión, tendrá la posibilidad de decidir a priori:
o Si su empresa desea trabajar con reserva de stock, es decir, reservar la mercancía disponible desde el mismo momento en que es solicitada por el cliente, y reservar la mercancía no disponible, cuando sea recibida.
o Si desea servir restos de pedidos por omisión, condición que podrá particularizar por cliente e incluso cambiar según cada situación.
o El catálogo de artículos que van a ser comercializados por este canal. Podrá hasta concretar el formato mínimo de venta de cada artículo en este canal.
o Los clientes a los que se le permite gestionar los pedidos a través de este canal.
o La tarifa a aplicar en todos los procesos que se gestionen por venta reparto, o incluso particularizar una tarifa de reparto por almacén y por cliente, teniendo en cuenta que podrá contar con todas las listas de precios que desee para cada artículo aplicables en este canal.
o El sistema de precios: si va a trabajar con precios automáticos o va a permitir precios manuales (controlado por usuario o firma), si va a trabajar con plantilla de descuentos, o en su lugar con precios especiales por clientes.
o Las ofertas que van a afectar a este canal.
o Las condiciones particulares de cada cliente: régimen de IVA, forma habitual de pago y días fijos de pago, tarifa, plantilla de descuentos, otros descuentos (comerciales, pronto pago, pie factura, rappel), comercial asignado, ruta de venta, crédito concedido, si desea o no recibir restos, si permite artículos alternativos, documento final que desea por omisión (albarán o factura), número de copias, tipo de facturación (mensual, quincenal,…), si realiza agrupación de factura por pedido, albarán o por cliente…
o Los controles que desea gestionar mediante firma electrónica o a través de usuarios autorizados. Podrá controlar el riesgo de cada cliente, la modificación de datos relevantes (precios, condiciones económicas, fecha para precio, …), el acceso a la información, la utilización de determinadas opciones, establecer porcentajes mínimos de margen…
Cada una de las fases por las que puede pasar una venta: presupuesto, pedido, preparación, transporte, documentación de salida, devoluciones, cobros, contabilidad, …contará con su gestión particular, por lo que cada responsable podrá dirigirse directamente a la que corresponda. Tendrá un control de la Trazabilidad de cada uno de los artículos comercializados por su empresa.
PEDIDOS DE CLIENTES
– Contará con diferentes sistemas de gestión de pedidos; así, un cliente podrá realizar un pedido:
Directo, al departamento correspondiente de su empresa, quien lo reflejará en el sistema
A través de un call center, centro de atención telefónica que conectará directamente con el sistema cuando llame un cliente mostrando su intención de compra. El sistema recuperará sus
datos: tarifa, régimen de IVA, forma de pago, condiciones económicas generales y particulares, … e incluso su lista habitual de compra, agilizando la grabación del pedido
A través de un comercial, que podrá grabar el pedido desde su terminal de mano (PDA…) y que posteriormente volcará al sistema.
A través de la web de asociados de su empresa, pedidos que serán incorporados a Quivir.
– Encontrará un sistema de grabación rápido y flexible, condicionado por: el sistema utilizado (grabación directa, call center, web…), la información suministrada de antemano al sistema (base de datos, política de precios,…), los controles establecidos y particularidades de cada pedido.
– Podrá decidir, cuando un cliente solicita un pedido, que almacén lo va a gestionar.
– Contará con una búsqueda rápida de clientes por código o descripción, donde el sistema aplicará automáticamente las condiciones generales y particularidades del cliente seleccionado (tarifa, fecha para precios, régimen de IVA, forma de pago, descuentos comerciales…).
– Introducción rápida de artículos y cantidades, mediante lectura por escáner del código de barras, códigos rápidos, búsqueda por marca, familia, proveedor, descripción…, o acceso directo a la
lista habitual de compra del cliente seleccionado. El sistema se encargará de rescatar el formato, precio (normal, oferta o especial) y descuentos de cada uno de los artículos
– En el momento de la grabación, tendrá la posibilidad de: trabajar con artículos alternativos en clientes que así lo permitan, podrá cambiar la descripción de los artículos que determine, introducir
líneas de texto libre, incluir líneas sin cargo, realizar repaso de ofertas cuando lo desee o de forma automática, copiar la información de otro pedido…
– Tendrá un acceso directo a la consulta de stock por almacén y a la de ofertas por artículo.
– Podrá recibir avisos: artículo no disponible, artículo solicitado en otro pedido, artículo ya incluido en el pedido, importe de la línea superior al permitido, usuario no autorizado para precio manual, precio inferior al margen, no hay precio para este artículo
– Etcétera.
– Asimismo, será posible realizar un seguimiento exhaustivo de cualquier pedido, ya que encontrará diversos Ficheros maestros con información actualizada y organizada por almacén y estado, y podrá:
– Localizar rápidamente un pedido (por estado, serie y número, fecha y/o cliente).
– Revisar los pedidos grabados y los incorporados al sistema (pedidos web, de comerciales…).
Consultar toda la información detallada de cada pedido (usuario grabador, cliente, fecha para precios, de entrega, de confirmación, riesgo asumido, tarifa, importes y condiciones, …) y en que situación se encuentra al contar con asignación automática de estados por parte del sistema (podrá saber si está simplemente grabado, o se está preparando, o está parcialmente servido, si se encuentra marcado para ser supervisado….)
– Acceder a los documentos asociados (orden de servicio, despacho, albarán, factura) y a su información también detallada (artículos, cantidades preparadas y servidas, fecha y hora de preparación, fecha de entrega, faltas, rechazos, cambios con respecto al pedido…)
– Conocer cuales son las necesidades reales de sus clientes, el stock pendiente de servir, el stock disponible, el stock reservado de cada uno de los artículos solicitados.
– Saber si su gestión está siendo eficaz al poder controlar las faltas producidas, si la entrega es fiel a lo demandado, si las entregas han sido puntuales, el riesgo asumido, …información que ayudará a conocer el grado de satisfacción de su mercado objetivo.
– También será posible decidir, una vez confirmado el pedido, si generar la correspondiente orden de preparación de la cantidad solicitada o disponible, o directamente la documentación de salida (albarán/factura) sin gestionar la preparación.
– A su vez, podrá realizar operaciones masivas como confirmaciones, reserva de stock, anulación de restos…) de un conjunto de pedidos que delimite según ciertos criterios.
– Actualización automática de stock pendiente de servir, disponible y reservado.
PREPARACIÓN DE PEDIDOS
– El responsable de almacén, podrá llevar un control exhaustivo de la carga de trabajo de cada uno de los almacenes que gestionan pedidos (de clientes o internos) en su empresa, ya que:
Tendrá acceso a la cartera de pedidos vivos de cada almacén. Podrá conocer la situación en la que se encuentra cada uno de los pedidos vivos de su empresa y el detalle de su preparación, con el consiguiente control de todo el proceso de preparación.
Tendrá acceso a todas las ordenes de servicio vivas por almacén. Podrá conocer cuantas ordenes de servicio hay pendientes, que líneas de artículos contienen cada una, que mercancía ha sido preparada, cuantas faltas se han producido, que cambios se han dado, quien o quienes se han encargado de la preparación…
Contará con una asignación automática de estados que le indicará fielmente en qué situación se encuentra cada una de las órdenes de servicio existentes. Así podrá saber si una orden de servicio está pendiente de ser asignada a un operario, o si está en curso, finalizada, suprimida,…
– Asimismo, se podrá decidir si:
o Generar órdenes de servicio genéricas que puedan ser preparadas por cualquiera (el primero que quede libre), o personalizadas designadas de antemano por el responsable de almacén. En cualquier caso, podrá conocer quién o quiénes se han encargado de la preparación de cualquier pedido.o Generar órdenes de servicio por la cantidad pedida o directamente generar la orden por la cantidad disponible que el sistema determine.
o Gestionar las órdenes de servicio a papel o través de un terminal de radiofrecuencia. La Impresión de ordenes de servicio es personalizable.
– Se podrá llevar a cabo la gestión particular de la mercancía preparada en despachos, donde encontrará diferenciados los pedidos preparados.
– Tendrá la posibilidad de generar la salida de documentos (albarán / factura) directamente de aquellos pedidos preparados que no desee gestionar su transporte.
– Actualización de stock pendiente de servir y stock en despacho.
PARTES DE RUTA
– El responsable de almacén podrá llevar a cabo un control exhaustivo de cada uno de los repartos que se realizan en cada uno de los almacenes de su empresa.
– Organización de reparto de mercancía preparada (despachos) y recogida de devoluciones, por ruta.
– Control de carga por camión.
Podrá conocer a priori, que mercancía se va a poder cargar en cada camión, al conocer el volumen, peso….de cada uno de los despachos.
A la hora de cargar un camión, podrá seleccionar rutas completas, o bien, si lo desea, podrá concretar manualmente los despachos que se dispone a cargar.
El sistema incluirá de forma automática, en aquellas rutas que tengan reparto, las devoluciones gestionadas. Así, se aprovecharán los repartos para recoger la mercancía devuelta. Podrá indicar en el sistema si se trata de devoluciones recuperables o no recuperables, con el consiguiente efecto en los stocks del almacén que corresponda o en el almacén de averías.
Contará con ficheros históricos donde podrá consultar cualquier información relacionada con cualquier reparto: fecha, transportista, hora de salida, hora de llegada, kilómetros de salida, kilómetros de llegada, documentación incluida, destinos, estado (si aún se está cargando el camión, si el camión ya ha salido, si ya ha regresado y se ha realizado la liquidación con almacén, si se ha efectuado la liquidación económica, si ya está cerrado y contabilizado), incidencias encontradas: si ha habido algún despacho descargado antes del reparto, o mercancía no entregada o rechazada, o se ha producido algún cambio…
– Gestión particular para realizar liquidaciones a los transportistas. Se podrá establecer un importe fijo por reparto realizado, o un porcentaje sobre la venta repartida, sobre el coste, sobre el margen, o sobre lo cobrado… Esta gestión diferenciará entre el transportista empleado y el autónomo.
– Generación automática de documentos por cada reparto: listado de carga, parte de ruta, albaranes, facturas, notificación de restos a los clientes…
– Posibilidad de reimprimir la documentación que desee relacionada con cualquier reparto.
– Actualización automática de stock en el almacén desde el que se gestiona el reparto.
– Posibilidad de gestionar el cobro de los documentos en el proceso de reparto.
Podrá controlar qué documentos deben ser cobrados en el momento de ser entregados por el transportista.
ALBARANES/FACTURAS/CARGOS Y ABONOS A CLIENTES
– Posibilidad de definir distintas series por almacén para cada documento.
– Formatos de impresión de los documentos, personalizada.
– Históricos: fácil localización de documentos por serie y número, estado, cliente y fecha.
– Enlaces con otras gestiones particulares, así podrá conocer de cualquier documento, cuál ha sido el circuito que ha seguido cualquier documento, y todo el detalle incluido en el sistema. Podrá conocer si ha habido un pedido previo, ha sido gestionada su preparación, si ha habido o no gestión de reparto, si ha sido cobrado, contabilizado…
– Tendrá la posibilidad de grabar directamente un documento sin necesidad de pedido, preparación, ni gestión de transporte.
– Posibilidad de realizar facturaciones periódicas masivas, pudiendo acotar por documento, fecha, cliente, periodo de facturación de clientes (mensual, quincenal…), con posibilidad de indicar la fecha de facturación que corresponda.
– Control de la fecha última facturación, o de fecha fuera de periodo contable,…
– Posibilidad de incluir en un documento líneas de cargo y abono.
– Devoluciones en cantidad e importe.
– Control de devoluciones de clientes al contar con ficheros históricos de venta por artículo / cliente acceso directo desde la propia grabación.
– Distinción entre devoluciones recuperables y no recuperables. Podrá definir un almacén asociado de averías donde gestionar de forma diferenciada, el stock no recuperable.
– Generación automática de asientos tras la facturación, asientos de venta y modos cobro personalizados.
OTROS PUNTOS DE INTERÉS
6.1. Gestión de comisiones de comerciales:
Generación automática de comisiones de las ventas del cash y de reparto.
Posibilidad de establecer comisiones diferentes en función de si se trata de una venta con precios automáticos, con precios manuales o con precios en oferta.
Podrá establecer porcentajes de comisión: por artículo, por familia, por tarifa aplicada en la venta, marcaje…
Informe de comisiones en resumen o en detalle, por comercial y periodo.
Asignación de estados automática, para distinguir entre comisiones generadas o pendientes
Generación manual o automática de documentos para los comerciales detallando el pago de las comisiones.
Generación automática de asiento de comisiones.
6.2. Gestión particular de riesgo de clientes. Podrá trabajar con compañías aseguradoras
6.3. Gestión particular de rappel de clientes: rappel general, rappel por cliente, por familia de artículos, por artículo. Generación automática de rappel.
