El EDI (Intercambio Electrónico de Datos) consiste en una forma de comunicación entre empresas (proveedor-empresa-cliente) que les permite el envío y recepción de documentos (albaranes, facturas, pedidos…) de forma electrónica en un corto período de tiempo y con la mínima intervención manual.
Además de las ventajas que suponga para la empresa la forma de trabajar mediante esta vía, en muchas ocasiones viene “impuesta” por los propios proveedores/clientes con los que trabaje; es el mercado, por tanto, el que terminará imponiendo la implantación del sistema EDI en la empresa, ya que puede llegar un momento en el que no tener implantada esta forma de comunicación suponga una dificultad para operar con un determinado proveedor y/o cliente.
Las ventajas derivadas del uso de este lenguaje común y estándar con su proveedor/cliente son, principalmente:
# Mejora en la relación con sus proveedores y clientes al no ponerles el impedimento de no contar con la vía de comunicación con la que ellos trabajan e interactúan.
# Inmediatez en la recepción y el envío de documentos estándares.
# Reducción de errores y ahorro de tiempo derivados del tratamiento de documentos (pedidos, albaranes, facturas…) de forma manual.
# Ahorro de costes tanto para el emisor del documento (ya que se evita la necesidad de tener que imprimirlo, doblarlo, ensobrarlo, franquearlo y enviarlo), como para el receptor, (que se ahorra la recepción, clasificación codificación y grabación del mismo).
# Automatización en la incorporación de facturas en la base de datos de su sistema central (Quivir) y detección de errores instantánea.
# Identificación de puntos operacionales (empresas, departamentos, almacenes, o ubicaciones con los que interactúa en la transacción comercial).
# Mejora de la imagen de la empresa en cuanto a tener instalada esta nueva forma de tecnología.
MÓDULO DE EDI DE QUIVIR
Para poder realizar EDI, tanto con clientes como con proveedores, será necesario adquirir:
1) El módulo de EDI de Quivir.
2) Los traductores de Mensajes EDI que necesite: el usuario tendrá que determinar qué documentos (facturas, albaranes, pedidos, etc.. ) y con qué interlocutor (proveedor y/o cliente) va a trabajar vía EDI; esto es, si va a hacer factura electrónica a proveedores, necesitaría adquirir el traductor “Mensajes Facturas Proveedores”, si va a realizar pedidos a proveedores adquirirá el de “Mensajes Pedidos Proveedores), si va a realizar factura electrónica a clientes, tendrá que adquirir “Mensajes Facturas Cliente”, etc. En definitiva, será requisito obtener tantos traductores como mensajes se
vayan a manejar.
3) Software de traducción de mensajes EDI: para gestionar la mensajería EDI, se necesitará una estación de usuario (software que gestiona una especie de “buzón” donde se “depositan” los mensajes EDI que se van a enviar/recibir), así como un software que “traduzca” los mensajes EDI que llegan a dicha estación, ya que éstos están “codificados” de forma prácticamente imposible de traducir por el usuario. Estos software serán suministrados por empresas como Seres y/o Edicom, mayoritariamente, y la elección de uno u otros puede depender, por ejemplo, del que sea utilizado, en mayor medida, por su/s proveedor/s y/o cliente/s habituales. Otra opción alternativa a la compra de la licencia de estos software, es la del arrendamiento, que como en todo alquiler supone una cuota mensual por uso, además del pago por el tráfico de mensajes (número de mensajes que se envíen y reciban), pago este último que también tendrá que ser abonado en el caso de la adquisición de la licencia.
La mejor manera de “esbozar” el proceso implicado en la comunicación vía EDI y de la herramienta que, para ello, contempla Quivir es mediante este escueto esquema:
– Quivir: en el sistema central es donde se encontrarán las bases de datos desde donde se emitirán las facturas, albaranes, pedidos…. y donde serán incorporados en el caso de la recepción de los mismos.
– Módulo EDI de Quivir: es la herramienta con la que cuenta Quivir para la traducción e integración de forma automática de los mensajes desde la base de datos de EDI a la base de datos de Quivir y viceversa. : Es, pues, el traductor de mensajes EDI al lenguaje “entendible” por Quivir.
– Traductor BD EDI a BD Quivir: permite traducir e incorporar los mensajes que se encuentran en la base de datos de EDI a la base de datos de Quivir. Este traductor puede requerir personalización por parte de Asersa.
– Traductor Mensajes EDI a BD EDI: se trataría del software de Seres y/o Edicom (en su mayoría) que permiten traducir e incorporar automáticamente los mensajes EDI a la base de datos de EDI. Este traductor suele requerir personalización por parte del proveedor de software.
– Estación de Usuario EDI: es el software que gestiona el “buzón” en el que se “ubican” los mensajes que se van a enviar así como los mensajes que se van a recibir por parte de su interlocutor de EDI. Como ya hemos mencionado anteriormente, estas licencias podrán ser compradas o bien
alquiladas.
2.1. Mensajes EDI
Como ya hemos adelantado anteriormente, los documentos tradicionales serán “codificados” a “mensajes EDI” para ser enviados electrónicamente. Con la implantación de este módulo de Quivir serán obtenidas una serie de ventajas y funcionalidades a destacar brevemente:
2.1.1. Con Proveedores
A) En cuanto a los pedidos: Quivir es capaz de gestionar los puntos operacionales. Es decir, el sistema contempla los distintos lugares, departamentos, sucursales… del proveedor con el que interactuemos o que esté implicado en la realización de un pedido en concreto. Por ejemplo, yo puedo hacer un pedido a mi proveedor a Sevilla, el material puede venir del almacén que la empresa tiene en Huelva y la factura se la tendré que enviar a la central que está en Madrid. Se obtendrá el beneficio, asimismo, de la disminución de errores obtenida de la grabación automática de los pedidos.
Puntos DE INTERACTUACIÓN = Puntos OPERACIONALES
B) En cuanto a los albaranes, será posible anticipar la recepción de entregas que se van a realizar próximamente, obteniendo como beneficios de ello, la planificación con suficiente antelación del espacio que ocuparán (dejando libre el espacio oportuno), la planificación del stock, la reducción de errores al no tener que grabar el albarán a mano, etc…
C) En cuanto a las facturas: cuando el usuario recibe la factura vía EDI, el sistema, antes de incorporarla a la base de datos de Quivir, contrasta si los datos son correctos:
a. Si lo son: la incorpora automáticamente a la base de datos de Quivir, con el consecuente ahorro de tiempo y errores de la gestión manual en la grabación de la misma.
b. Si no lo son: no sólo da un mensaje de error indicando que la factura no está correcta, sino que, además, indica exactamente donde se encuentran los errores, resaltando las líneas en cuestión.
De esta forma, es posible localizar los fallos en las facturas de forma mucho más rápida que la manual.
2.1.2. Con Clientes
En este caso, el proceso es el inverso, es decir, ahora es mi empresa la que va a recibir vía EDI un pedido de su cliente, tras lo cual ella emitirá el albarán y factura correspondientes.
A) En cuanto a los pedidos: la empresa recibe vía EDI el pedido de su cliente. Este pedido es grabado automáticamente en la base de datos de Quivir, una vez traducido por el traductor. Esto supone un considerable ahorro de tiempo respecto a la grabación manual del pedido, además de la eliminación de errores que se derivan de su gestión manual.
B) En cuanto a los albaranes: una vez preparado el pedido, la empresa emite vía EDI el albarán a su cliente. Ni que decir tiene, la rapidez que supone llevar a cabo este proceso de forma automática (vía EDI) con respecto a la manual, además de la disminución de los errores. Asimismo, esto permitirá al cliente planificar la llegada de la mercancía con mayor antelación.
C) En cuanto a las facturas: al igual que con los albaranes, la empresa ha de enviar la factura por el importe correspondiente a su cliente. Mediante el envío en forma de mensaje EDI, hay que destacar nuevamente el ahorro de tiempo, costes y errores respecto al envío manual. Esto, además, supondrá que la agilización del cobro.
