Módulo de Análisis Dinámico de Datos (ADD)

Actualmente, uno de los elementos clave para cualquier compañía es la información. En un entorno tan competitivo y globalizado como el actual, es crucial contar con información de:

–Nuestros clientes: con el objetivo de conocer sus tendencias y hábitos de consumo y personalizar así nuestra oferta de productos y servicios y fidelizarlos, incrementando de esta manera nuestras ventas.

–Nuestros productos

–Nuestras ventas y nuestros márgenes: para conocer el estado económico actual y pasado de nuestra compañía e intentar predecir y mejorar el futuro de la misma.

–Nuestra competencia: con el objetivo de no quedarnos atrás con respecto a ella, y de posicionarnos en un puesto superior en el mercado.

–Nuestros empleados

Además, en la mayoría de las ocasiones, necesitamos combinar unos criterios y otros, unos datos con otros, para obtener información que sea verdaderamente relevante para el óptimo funcionamiento de nuestra empresa y para reaccionar de manera rápida y eficaz ante posibles cambios que se puedan producir en nuestro mercado. Ahora bien, no basta con tener almacenados miles de datos y no saber “sacarles jugo”, y no saber entender y sacar provecho de toda esa información corporativa. En otras palabras, de nada nos sirve, disponer de una “montaña” de información almacenada en nuestras bases de datos y no saber extraer de manera rápida y eficaz aquella que realmente nos sea útil para el desarrollo de nuestro negocio, entendiéndola y analizándola para la toma de decisiones que sean de importancia y que puedan asegurar el mantenimiento y crecimiento de nuestra compañía. He aquí, donde se sitúa el Módulo ADD o de Análisis Dinámico de Datos de Quivir.

DEFINICIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO ADD

El módulo ADD se trata de una herramienta de Data Warehouse, que minimiza el tiempo de análisis de la información almacenada, ya que permite explotar, extraer y extrapolar mediante formulaciones estadísticas, los datos que se ajustan a las necesidades específicas de nuestra empresa y que realmente requerimos en un determinado momento y en unas determinadas circunstancias. Su misión es la de recolectar, procesar, filtrar y transformar en CONOCIMIENTO la información disponible en variadas fuentes de origen o aplicaciones (en las Bases de Datos de los distintos módulos de Quivir). Se trata, por tanto, de una bodega o almacén de datos transformados y separados de la/s aplicacion/es de las que se extrajeron. Todo ello para ayudarnos a:

-Analizar factores que influyen en determinados procesos.

–Predecir o estimar variables o comportamientos futuros. Es evidente que “el futuro pertenece a quienes pueden verlo y llegar ahí primero”.

-Segmentar o agrupar ítems similares.

-Obtener secuencias de eventos que provocan comportamientos específicos.

–Realizar comparaciones (el módulo contendrá tanto datos actuales/recientes como datos pasados/históricos) y análisis de tendencias. El proceso analítico se podrá utilizar para llevar a cabo análisis históricos complejos, con el fin de servirnos del pasado como prólogo de lo que pueda ocurrir en el futuro y poder, de este modo, planificarlo y predecirlo.

-Llevar a cabo análisis multidimensionales: los datos empresariales son multidimensionales, es decir, se encuentran relacionados y normalmente son jerárquicos; por ejemplo, los datos de ventas, los datos del inventario y los pronósticos de presupuestos están interrelacionados y dependen entre sí. En la práctica, para predecir las ventas de un nuevo producto, se requiere analizar los patrones de compras anteriores, las preferencias regionales,…

En el análisis multidimensional, los datos se representan mediante dimensiones como producto, territorio y cliente. Generalmente, las dimensiones se relacionan en jerarquías, por ejemplo, ciudad, estado, región, país y continente; o estado, territorio y región. El tiempo es también una dimensión estándar con su propia jerarquía como: día, semana, mes trimestre y año. Mediante esta herramienta será posible obtener diversas visualizaciones de los datos, por ejemplo, ventas por marcas, tienda, temporada y periodos de tiempo. Etcétera.

Esta herramienta nos permite manejar grandes volúmenes de datos almacenados en los diferentes módulos de Quivir, accediendo de manera segura y directa a aquellos que voluntariamente hemos seleccionado, para analizarlos y obtener o construir a partir de ellos unos resultados que nos ayudaran a responder a las preguntas que nos hayamos planteado y de las que, de otro modo, nos llevaría mucho tiempo obtener las respuestas acertadas. Los resultados serán representados de manera gráfica y atractiva visualmente, en forma de reportes, cuadros o gráficas, diseñados bajo elección del cliente. El diseño y la visualización de los resultados representados en modo gráfico se llevará a cabo con la herramienta de diseño Crystal Report.

Este módulo permite, pues, normalizar la información que queremos obtener, siendo esta fiable, mostrada/ejecutada en tiempo real y sin altos recursos ni humanos, ni técnicos (del servidor). El funcionamiento del módulo parte de una definición previa de los datos estadísticos que posteriormente deseemos obtener. Es decir, el cliente solicita previamente la información que desea explotar estadísticamente, pudiendo determinar que esos datos se actualicen cada cierto tiempo, transacción a transacción en el horario que él mismo decida, mediante al programación del sistema. De ahí, que esta herramienta permita una elevada PARAMETRIZACIÓN DEL CLIENTE.

A partir de esa definición, cada vez que una transacción pasa a definitiva en Quivir, es decir, aquellas que ya no son posibles de modificar, se envía a una cola de datos para que sea actualizada en el Módulo de ADD. Esta colas de datos pueden estar operativas permanentemente – en el caso de que el servidor se encuentre desahogado de carga de CPU, con lo que la actualización se realizaría en tiempo real – o bien dichas colas pueden ser activadas durante las horas del día en las que la actividad de la CPU sea baja, en los casos de servidores con alto uso de la misma. Por tanto, en cualquier caso, el mantenimiento de las bases de datos estadísticas se realizaría sin merma en el tiempo de respuesta que obtienen los usuarios de sus tareas habituales. Este sistema de actualización transacción a transacción permite el aparente “milagro” de que, cuando se solicite una estadística, el tiempo de ejecución y de respuesta sea prácticamente instantáneo.

Según todo lo dicho, los procesos que conforman el Módulo ADD son:

Extracción desde el origen de los datos: se lleva a cabo según la información estadística que el cliente ha solicitado.

Transformación/ Elaboración: esta fase se compone de una serie de procesos en los que se realizarían las modificaciones y cambios oportunos con el fin de orientar los datos a los objetivos que espera el cliente de los mismos. Los datos deberán ser integrados antes de introducirlos en el almacén de datos.

Carga: una vez que los datos han sido introducidos en el módulo, no podrán ser modificados o cambiados, solamente podrán ser cargados, leídos y/o accedidos.

Explotación: el módulo cuenta con la posibilidad de utilizar distintos medios de explotación como impresoras, pantallas, discos y web.

DISEÑO Y VISUALIZACIÓN DE LOS RESULTADOS: CRYSTAL REPORT

Como decíamos anteriormente, Crystal Report es el software que permite diseñar y visualizar los resultados de manera gráfica y dinámica. Esta herramienta incluye más de 100 opciones de formato, entre las que mencionamos las siguientes:

-Elaboración de gráficos

-Elaboración de mapas

-Agrupar

-Ordenar

-Programar Alertas

-Resaltar campos

-Profundización

-Peticiones de parámetros (permite visualizar los datos de formas distintas. El cliente podrá seleccionar parámetros predefinidos y recibir los datos personalizados).

Crystal Report permitirá al cliente ver e interactuar con la información en diferentes formatos y a través de entornos ya conocidos como los dispositivos inalámbricos, los portales y los documentos de Microsoft Office. Los formatos en los que se pueden presentar los resultados son: XML, PDF, DHTML, Excel, RTF, Word, Text, Lotus 1-2-3, correo electrónico, etc.

Por último, resaltar que con Crystal Report podrán acceder a consultar los resultados en modo web [hasta] 5 usuarios simultáneamente, sin incrementar el coste de este producto.

3.1 Explotación vía web: iescritorio

La herramienta que permite consultar los archivos creados en Crystal Report en un entorno web, es decir, a través de un navegador, es: iescritorio. Se trata de una plataforma basada en web, que permite desplegar la información solicitada por el cliente en dicho entorno; es totalmente personalizable ya que es posible organizar, categorizar y clasificar la información estructurada. Integra los modelos de resultados dentro de aplicaciones de intranet, extranet, internet y aplicaciones corporativas para distribuir la información a miles de personas de manera rápida y segura. Distribuye información a cualquier dispositivo en cualquier formato utilizando estándares web: DHTML, XML y PDF, entre otros.

CONCLUSIONES

A modo de conclusión, finalizamos el presente documento indicando que, según todo lo comentado, la herramienta completa está compuesta por tres elementos: